Organization Structure and Design
CONTINGENCY factors affecting structural choice
Startegy and Structure
Sasaran atau target menjadi bagian penting dalam strategi organisasi dan struktur organisasi yang memfasilitasi pencapaian tujuan. Hal yang itu pertamanya diteliti oleh Alfred Chandler dan disimpulkan perubahan strategi dalam suatu perusahaan menyebabkan perubahan pada struktur perusahaan organisasi juga. Setiap struktur berbeda-beda dan ada yang dapat bekerja paling baik (contoh: fleksibelitas dan informasi yang mengalir dari sebuah struktur organisasi berhasil jika mereka mengejar inovasi yang beda dari yang lain/unik).
Size and Structure
Ukuran organisasi mempengaruhi struktur organisasi. Organisasi besar biasanya memiliki lebih dari 2.000 karyawan biasanya cenderung lebih banyak dalam pembagian cabang pekerjaan dan tata aturan peraturan (contoh: punya lebih banyak spesialisasi, depertementalisasi, sentralisai). Jika penambahan jumlah karyawan berlebihan juga tidak akan jadi efektif atau tidak ada perubahan nya, tetapi jika penambahan ukurannya tepat maka akan efektif dan berpengaruh.
Technology and Structure
Setiap organisasi menggunakan berbagai teknologi yanag berbeda-beda, tetapi mereka tidak menemukan teknologi yang konsisten dan tepat sebelum dia membagi perusahaan menjadi 3 teknologi yang punya tingkatan berbeda.
3 teknologi (dari kurang rumit hingga tingkatan paling rumit dan canggih):
1.Unit Production: produksi barang dalam unit atau batch kecil
2.Mass Production: produksi massal atau dalam batch besar
3.Process Production (paling rumit dan canggih): proses produksi berkelanjutan
Organisasi menyesuaikan struktur mereka dengan teknologi (seberapa sering mereka mengubah input menjadi output).
Enviromental Uncertainty and Structure
Beberapa organisasi ada yang menghadapi lingkungan yang stabil dan sederhana dengan sedikit ketidakpastian dan ada juga yang dinamis dan kompleks dengan banyak ketidakpastian. Meminimalkan ketidakpastian dengan menyesuaikan struktur organisasinya yang stabil dan sederhana. Semakin besar ketidakpastian semakin besar kebutuhan organisasi trehadap fleksibilitas. (contoh yang membuat perusahaan fleksibel: kemerosotan ekonomi di seluruh dunia, persaingan global, inovasi produk yang dipercepat oleh pesaing, dan peningkatan permintaan dari pelanggan untuk kualitas tinggi dan pengiriman lebih cepat).
TRADITIONAL organizational design options
Simple Structure
Sebagian besar perusahaan memulai dengan struktur yang sederhana dengan sedikit departemenalisasi, sedikit formalitas, otoritasnya hanya berpusat pada 1 orang. Jika ditambahkan pegawai lebih banyak lagi, maka biasanya strukturnya lebih terperinci dan formal serta pekerjaan nya menjadi lebih khusus/terspesialisasi.
Functional Structure
Struktur fungsional adalah organisasi yang mengelompokkan orang serupa atau terkait spesialisasi pekerjaan bersama serta depertemenalisasi yang biasanya diterpkan oleh seluruh organisasi.
Divisional Structure
Struktur divisi adalah struktur organisasi yang terdiri dari unit-unit atau divisi-divisi tersendiri. Setiap divisinya punya otonomi yang terbatas dengan punya otoritas atas unitnya dan bertanggungjawab atas kinerja. Perusahaan induk biasanya bertindak sebagai pengawas eksternal bagi perusahaan dan menyediakan layanan pendukung seperti keuangan serta hukum.
ORGANIZING for flexibility in the twenty-first century
Team Structures
Struktur tim adalah satu dimana seluruh organisasi terdiri dari tim kerja yang melakukan pekerjaan organisasi. Disini, pemberdayaan karyawan sangat penting karena tidak ada pembedaan kasta atau tingkatan dari atas ke bawah. Tim karyawan merancang dan melakukan pekerjaan dengan cara mereka sendiri yang dianggap mereka paling baik atau sesuai serta bertanggungjawab dengan hasil kerjanya sesuai dengan bidangnya masing-masing. Dalam organisasi besar struktur tim melengkapi apa yang biasanya merupakan struktur dalam divisi yang punya efesiensi dan fleksibelitas. Ada 5 ciri tim terbaik: keamanan psykologis, ketergantungan pada struktur, kejelasan, meaningful membership, dan tujuan.
Matrix and Project Structures
Struktur matriks menugaskan spesialis dari departemen yang bebrbeda untuk mengerjakan proyeknya. Hal yang uniknya adalah menciptakan rantai komando ganda karena mempunayi 2 manajer, yaitu manajer area fungsional dan manajer produk/manajer proyek. Banyak organisasi yang menggunakan struktur proyek dimana karyawan akan terus-menerus mengerjakan proyek. Berbeda dengan struktur matriks, struktur proyek tidak memiliki departemen formal tempat karyawan kembali setelah menyelesaikan proyek tetapi semua keputusannya diambil oleh organisasi fungsional. Struktur proyek biasanya tidak menekankan hierarki dan lebih fleksibel serta hal ini yang membuat organisasi mengurangi hambatannya.
The Boundaryless Organization
Menggunakan potensi collider untuk berkembang batas-batas pengetahuan mengharuskan para ilmuwan di seluruh dunia untuk menyeberang dari segi batasan tempat, organisasi, dan spesialisasi teknis untuk melakukan lebih banyak lagi eksperimen. Ciri organisasi nya: organisasi yang designnya tidak ditentukan/tidak terbatas pada batas horizontal, vertikal, atau eksternal dan ditentukan oleh struktur sebelumnya. Meskipun idenya menghilangkan batas tetapi banyak organisasi yang sukses dengan cara beroperasi paling efektif (dengan tetap fleksibel dan tidak terstruktur).
VIRTUAL ORGANIZATIONS
Magang virtual menjadi populer terutama pada perusahan kecil dan menengah dan tentunya pada bisnis online, biasanya melibatkan peneliti, penjualan, pemasaran, pengembangan media sosial yang bisa dilakukan dimana saja dengan komputer/alat elektonik lainnya serta dapat diakses secara online. Organisasi virtual biasanya terdiri dari sejumlah kecil karyawan full time dan dan spesialis dari luar yang sementara dipekerjakan sesuai kebutuhan untuk mengerjakan proyek tertentu. Contoh: Philip Rosedale dan Emma Inc mereka menghadapi tantang terbesar menciptakan budaya virtual yaitu organisasi virtual.
TASK FORCES
Terdapat gugus tugas tim sementara yang dibentuk untuk menangani masalah jangka pendek tertentu yang mempengaruhi dpeartemen tertentu. Sifat sementara gugus tugas adalah yang membedakannya dari tim lintas fungsi (tim lintas fungsi: sekelompok karyawan dari berbagai departemen fungsional yang bekerjasama sebagai tim untuk menyelesaikan suatu masalah bersama-sama). Sedangkan anggota gugus tugas biasanya melakukan banyak tugas kerja normal saat mereka bertugas di gugus tugas. Gugus tugas harus menyelesaikan masalah bersama-sama tetapi setelah masalahnya beres/selesai maka semua anggotanya kembali bekerja normal dengan tugas rutin mereka. Contoh: Francisco Eichstaedt & Devereaux, FritoLay, anak perusahaan PepsiCo, Keripik kentang Cool Guacamole dan keripik tortilla Doritos Guacamole, Under Armour.
Telecommuting
Telecommuting adalah pengaturan kerja dimana karyawan bekerja dirumah terhubung tempat kerja dengan komputer. Hal yang mudah bagi para pekerjanya dan banyak perusahaan telecommuting tetapi sekarang banyak yang menganggap telecommuting sebagai kebutuhan bisnis. Telecommuting menghemat dalam segi tempat parkir dan biaya parkir, gedung, peralatan perkantoran, komputer. Selain itu, beberapa perusahaan melihat pengaturan tersebut sebagai cara untuk memerangi harga bahan bakar yang tinggi dan untuk menarik karyawan berbakat yang menginginkan lebih kebebasan. Tetapi banyak orang juga berpendapat bahwa cara ini tidak efektif karena para karyawan mereka nantinya hanya akan membuka internet dan bermain bukan fokus mengerjakan tugasnya serta mengabaikan klien. Sebagian dari mereka juga mempertanyakan anantinya bagaimana akan berinteraksi sosial jika hanya bekerja di rumah dan bagaimana mereka mempercayai karyawannya tanpa bertatap muka atau bertemu langsung. Dan pada kesimpulannya bahwa pekerjaan yang terlalu fleksibel akan kurang efektif dan akan mengalami kemunduran serta pengorganisasian penting di telecommuting. Contoh: Eve Gelb, Avnet Inc, Moody’s Corporation.
Compressed Workweeks, Flextime, and Job Sharing
Selama krisis ekonomi Global di Inggris mereka menerapkan rencana fleksibel mengurangi jam kerja dengan cara adanya pengurangan gaji dan hari liburnya ditambah serta diberika beberapa option pilihan kepada karyawannya. Hal ini di respon baik dan disetujui oleh banyak orang, para organisasi harus merekonstruktur pekerjaan dengan menggunakan metode pengurangan jam kerja yang fleksibel dan memastikan pengurangan 13% persen untuk energi serta pengurangan biaya bensin bagi para pekerja. Ada alternatif lain yaitu dengan sistem penjadwalan dimana karyawan diminta untuk bekerja dalam jumlah jam tentu dalam seminggu tetapi bebas memvariasikan jamnya. Perusahaan menengah dan besar menemukan bahwa jadwal kerja yang fleksibel adalah yang manfaat terbaik yang paling sering ditawarkan. Contoh: di Utah dan Watson Hyatt.
Ada juga Kontrak Keluarga (Family Contract), karyawan dari keluarga dekat yang sama dapat mengisi satu sama lain untuk setiap shift kerja tanpa harus menyelesaikannya terlebih dahulu. Pekerjaan ini disebut berbagi pekerjaan yang memiliki dua atau lebih orang yang membagi pekerjaan penuh waktu (full time). Biasanya program Kontak Keluarga ini dilakukan oleh perusahan dengan pekerjaan yang memerlukan keterampilan rendah. Contoh: Mc. Donald, Ernst & Young, dan Google.
The Contingent Workforce
Di seluruh dunia, banyak organisasi yang menghadapi kekurangan dan masalah tenaga kerja dengan dengan tuntutan mempekerjakan karyawan full time atau part time. Beberapa perusahaan besar seringkali mempekerjakan pegawai kontrak dan mempertahankan sebagian pekerja tetap. Pekerja kontingen adalah orang yang tidak mengharapkan pekerjaan mereka bertahan atau pekerjaan mereka bersifat sementara. Selain itu, mereka tidak memiliki kontrak implisit atau eksplisit untuk pekerjaan yang sedang berlangsung (eksplisit: seperti kontrak upah dan jaminan produk, memiliki prioritas di atas kepentingan investor sedangkan implisit: seperti kondisi kerja dan keamanan kerja bagi karyawan dan kualitas tertentu kinerja). Contoh: Aramark (organisasi kontrak) dan Toyota
Perusahaan memutuskan untuk menghilangkan full time dan diganti menjadi tenaga kerja kontingen unutk mengisi sesuai kebutuhan. Pada dasarnya adalah “agen bebas” yang berpindah dari satu proyek ke proyek lain untuk melamar keterampilan mereka (contoh: mengarahkan, casting bakat, kostum, tata rias, desain set, dan sebagainya). Pekerja kontingen juga dapat dibawa menjadi karyawan sementara untuk membantu kebutuhan khusus seperti pekerjaan musiman. Salah satu masalah yang dihadapi oleh pekerja kontingen adalah bahwa mereka adalah pekerja sementara atau pekerja lepas sehingga harus memenuhi kualifikasi suatu perusahaan. Keuntungan perusahan memiliki pekerja kontingen adalah perusahaan tidak harus membayar jaminan sosial, medicalcare, atau pajak asuransi. Contoh: Uber Technologies Inc (para pekerja sebagai kontaktor independen).
Pendapat saya:
Setiap organisasi punya tujuan yang berbeda-beda dan startegi ayng berbeda maka dari itu mereka berinovasi dan menciptakan strategi dan design agar beda dari organisasi lain serta efektik dan cocok dengan perusahaan, organisasi, struktur organisasinya. Jika mengikuti cara atau struktur perusahaan lain yang sudah sukses dan tidak dengan cara mereka sendiri maka belum tentu mereka sesukses perusahaan yang mereka tiru.
References:
Stephen P. Robbins Marry A. Coulter — Management (Global Edition)-Pearson (Chapter 11, page 393–403)